Lembaga Koperasi

Lembaga koperasi  merupakan komponen penting dalam organisasi koperasi. Lembaga koperasi merupakan sekumpulan anggota yang telah dilantik dan dipertanggungjawab untuk mengurus dan mentadbir perjalanan koperasi tersebut. Mereka telah diberi mandat dan amanah untuk menguruskan koperasi. Lembaga mempunyai akauntabiliti atas tindakan-tindakan yang diambil.

Seksyen 44 , Akta Koperasi 1993, menerangkan lembaga hendaklah mengarahkan, menguruskan dan mengawasi urusan, wang dan harta koperasi; dan hendaklah menjalankan segala kuasa yang perlu untuk memastikan pentadbiran dan pengurusan koperasi berjalan dengan sempurna. Dalam melicinkan pentadbirannya, lembaga boleh menubuhkan beberapa jawatankuasa-jawatankuasa kecil yang telah diberi terma dan rujukan tugas tertentu. Laporan jawatankuasa kecil ini mesti dibincangkan dan diluluskan oleh lembaga koperasi.

Ciri-ciri penting untuk menentukan sesuatu lembaga koperasi itu boleh memainkan peranan dalam tadbir urus yang baik, ialah:-

• Lembaga hendaklah mempunyai vision, mission dan hala tuju koperasi yang hendak dibawa. Lembaga juga hendaklah mengenalpasti strategi-strategi yang akan digunakan untuk mencapai objektif penubuhannya.[1]. Dalam hal ini, mesyuarat-mesyuarat yang dijalankan hendaklah bermaklumat, jelas, telus dalam membuat keputusan dan mengikut peraturan yang sepatutnya.

• Lembaga hendaklah mempunyai ilmu dalam pengurusan dan mengetahui serba sedikit selok belok perniagaan. Seksyen 45, Akta Koperasi 1993 menerangkan lembaga hendaklah berhemat dan bertekun seperti ahli-ahli perniagaan yang biasa. Ini bermakna, ilmu pengurusan mestilah dikuasai oleh lembaga, disamping mempunyai nilai atau sifat yang baik seperti amanah, jujur, bertanggungjawab dan rajin.

•  Lembaga hendaklah mempunyai panduan-panduan dan aturan-aturan kerja yang telah diluluskan dalam mesyuarat agung. Dengan adanya panduan dan aturan tersebut, lembaga mudah menjalankan tanggungjawabnya berdasarkan skop yang diberi. Disamping itu, lembaga hendaklah mengetahui kandungan Akta Koperasi 1993 dan Peraturan-Peraturan yang dikeluarkan oleh Menteri Koperasi, mematuhi pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh Ketua Pendaftar dan mematuhi Undang-Undang Kecil yang telah diluluskan dalam mesyuarat agung mereka

•  Lembaga hendaklah jelas akan peranan dan tanggungjawabnya dan ada garis pemisah  dengan pihak pasukan pengurusan. Lembaga akan menperincikan sasaran, polisi dan tindakan, manakala pihak pengurusan akan memikirkan bagaimana kaedah untuk melaksanakan polisi dan mencapai sasaran yang ditetapkan. Lembaga akan mengawal tindakan pihak pengurusan ini melalui satu struktur pelaporan yang berkesan.

• Jawatankuasa-jawatankuasa kecil yang dilantik atau ditubuhkan hendaklah mempunyai terma rujukan bidang tugas yang perlu dilaksanakan. Tidak semua kuasa diserahkan kepada jawatankuasa-jawatankuasa kecil ini.

Apabila lembaga koperasi bertindak dengan mematuhi undang-undang dan prosedur yang telah ditetapkan, keputusan-keputusan yang dibuat oleh lembaga sukar untuk dicabar kerana proses membuat keputusan tersebut telah melalui langkah-langkah yang betul. Bahan-bahan bukti penting seperti minit mesyuarat dan surat-surat perlantikan serta perjanjian hendaklah diuruskan dan disimpan dengan baik untuk menjadi sokongan bahawa proses membuat keputusan telah dibuat dengan telus, akauntabiliti dan melibatkan semua anggota lembaga.

Koperasi akan bermasalah apabila lembaga koperasi mempunyai ciri-ciri berikut:-

• tidak amanah , mempunyai kepentingan diri
• tiada kerjasama antara mereka
• hanya segelintir lembaga sahaja yang aktif
• tidak fokus untuk memajukan koperasi
• tiada perancangan masa depan
• terlalu percaya dengan pihak pengurusan
• tiada sistem kawalan dalam
• tiada polisi dalam pentadbiran harian

---

[1] Prinsip 1 dalam Panduan Tadbir Urus Koperasi, 2007 menerangkan koperasi hendaklah ditadbir oleh lembaga yang efektif dengan misi, strategi dan nilai tadbir koperasi dinyatakan dengan jelas.

Mengenai Mesyuarat Agung Kawasan. Lembaga hendaklah memberi notis sekurang-kurangnya lima belas hari kepada semua anggota yang tinggal di dalam sesuatu kawasan sebelum mesyuarat agung kawasan diadakan dan  notis itu hendaklah menyatakan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat.  Notis ini hendaklah disampaikan berasingan melalui pos atau dengan cara lain yang munasabah, mengikut keputusan Lembaga  kepada  tiap-tiap  anggota  di alamatnya yang terakhir didaftarkan di pejabat Koperasi ini atau disiarkan di dalam satu atau lebih media nasional 

Pemilihan Juru AuditDalam
Adalah menjadi tugas lembaga koperasi untuk melantik juru audit dalaman yang kompeten, selari dengan hasrat pindaan Akta Koperasi 1993 yang baru. Antara ciri untuk menilai ialah :-

• mampu menyimpan rahsia dan tinggi integriti
• sangat memahami undang9undang kecil koperasi, akta koperasi
• memahami pengurusan koperasi
• mampu berkomunikasi yang berkesan dengan lembaga koperasi dan pihak pengurusan operasi
• memahami tanggungjawab untuk menyediakan laporan kepada pihak lembaga 
• mampu merangka kerja audit yang berkesan dan efisyen
• mampu menawarkan cadangan pembaikan yang berkesan atas setiap penemuan audit

Kemampuan untuk menghadapi dan menangani konflik adalah salah satu kunci kejayaan  dalam satu organisasi khususnya dalam pengurusan koperasi. Kejayaan lembaga koperasi menyelesaikan konflik antara mereka akan membantu membawa kejayaan besar kepada koperasi mereka.

Konflik, dalam arti sebenarnya, merupakan suatu perbezaan pendapat yang terjadi dari kemungkinan dua atau lebih arah tujuan . Contohnya, beberapa  lembaga koperasi tidak bersetuju dengan projek yang dicadangkan manakala ada yang bersetuju.  Apa kaedah yang sesuai, maka perlulah :

1.    Mendengarkan dan memahami apa isu yang sebenar.

2.    Cari beberapa cadangan yang sesuai dan tidak berkepentingan

3.    Fokus pada isu dan kenyataan, serta hindari menilai konflik sebagai sesuatu yang terlalu pribadi.

4.  Mendengarkan; menyimak dari setiap pihak; dari setiap sudut pandang secara seksama yang mencari pengertian. Meyakinkan bahwa pemahaman mereka sudah benar.

5. Jika boleh elak  tindakan menyerang atau bertahan.

.

Konflik harus diakui dan ditangani sebaik mungkin. Jika ada lembaga koperasi  memiliki masalah dengan seseorang, segera pergi untuk berbicara dengan dia, sebelum isu tidak dapat kawalan.

.