Penyeliaan Koperasi

Kaedah Penyeliaan Yang Dicadangkan Untuk Suruhanjaya Koperasi Malaysia

 

Pegawai Pembangunan Koperasi mempunyai tanggungjawab untuk membantu , membimbing, menasihat dan menyelia koperasi-koperasi yang berdaftar supaya matlamat penubuhan sesebuah koperasi itu tercapai. Itu adalah amanah yang telah diberikan kepada kita sebagai pegawai pembangunan koperasi (SKM). Apakah kaedah yang akan kita gunakan:

•Melalui Pengesanan/pemantauan pematuhan Akta, Peraturan, Undang-undang kecil dan aturan aktiviti koperasi,  melalui semakan dokumen-dokumen dan rekod rasmi  koperasi.

•Lawatan bersepadu di antara pegawai bahagian audit dengan bahagian pembangunan.

•Lawatan pemeriksaan akaun oleh pembantu ehwal ekonomi di Wilayah-wilayah penyeliaan 

•Menghadiri mesyuarat agung dan juga mesyuarat lembaga-dan juga mesyuarat-mesyuarat jawatankuasa kecil koperasi , jika mampu (Kalau dulu, kita dijemput hadir sama, dan peranan kita sangat dihargai kerana kita mampu memberi bimbingan kepada mereka. Oleh itu suka saya nasihatkan pegawai -pegawai untuk tingkatkan ilmu koperasi, mahir dalam peruntukan Akta Koperasi dan mampu menggunakan 'common sense" yang baik)

•Lawatan pra audit oleh pembantu juruaudit

•Bimbingan perakaunan melalui lawatan dan klinik akaun oleh pegawai Penyelia

•Mengadakan kursus, Bengkel perancangan perniagaan dan kursus induksi untuk lembaga koperasi baru

• Sediakan nota perbincangan
• Sediakan Profil koperasi yang diselia. 

 TUJUAN PENYELIAAN

•Untuk menentukan koperasi baru dan lama dapat berjalan di landasan yang betul dan mengikut tujuan penubuhan seperti  yang ditetapkan semasa pendaftaran koperasi.

•Mengesan penyelewengan / isu dalam koperasi dengan cepat, sebelum ianya menjadi isu yang besar 

•Membantu menaik taraf kluster koperasi melalui jumlah perniagaan yang dijalankan 

•Membantu Pengurusan Koperasi  membuat penilaian sendiri mengikut format yang  ada dalam modul FLAME-T SKM

•Mentukan Koperasi mematuhi  perundangan koperasi.

•Memperbaiki perjalanan atau kaedah pentadbiran dan pengurusan koperasi berdasarkan nasihat yang diberi.

 

 

 TINDAKAN PEGAWAI SEBELUM MEMBUAT LAWATAN KE KOPERASI

• Memahami isu-isu yang dihadapi oleh koperasi tersebut, kerana nasihat kita akan focus kepada isu -isu yang menggangu koperasi ini
• Eloknya kita telah mempunyai profile koperasi tersebut yang sentiasa kita update, gunakan data-data dalam infokop dan analisa-analisa yang ada. Sebaiknya kita pergi bukan dengan cakap-cakap yang tiada bukti. Data kewangan sangat penting sebagai panduan kita.
• Bawa pekeliling dan garis panduan semasa untuk dikongsi dengan koperasi
• Sebaiknya temujanji kita adalah dengan lembaga koperasi dan pegawai kanan koperasi supaya tindakan susulan akan dapat diambil.
• Penampilan kita juga hendaklah kemas, berbudi bahasa

 

TINDAKAN PEGAWAI SELEPAS MEMBUAT LAWATAN ATAS KOPERASI

•Memberikan ulasan Pemeriksaan dan saranan secara bertulis kepada koperasi.

•Memantau secara berkala ke atas maklumat dan perkembangan koperasi dari semasa ke semasa termasuk prestasi perniagaan.

•Melengkapkan profil koperasi dengan mengemaskinikan Sistem Infokop khususnya Modul DKOOP serta memastikan maklumat terkini mengenai semua perkara disampaikan kepada SKM Negeri dan Ibu Pejabat.

ORANG BERBUDI KITA BERBAHASA...JASA KITA MEMBERI NASIHAT DAN TUNJUK AJAR SENTIASA MEREKA INGAT...NANTI DAH PINDAH KE TEMPAT LAIN PUN MEREKA MASIH MENGHUBUNGI KITA...

KESIMPULAN 

 

• Mengetahui tugas-tugas dan tanggungjawab-tanggungjawab sebagai penyelia.
• Mengetahui isu-isu utama di dalam menyelia koperasi dan mahir mengatasinya.
• Memahami tentang cara-cara yang betul di dalam mendisiplinkan anggota lembaga, pengurus koperasi, pekerja untuk melakukan penyeliaan yang berkesan.
• Mengetahui isu-isu di dalam kepimpinan dan memilih gaya kepimpinan yang berkesan serta memahirkan teknik-teknik meningkatkan kepimpinan.
• Memotivasikan diri sendiri dan rakan sekerja dan bijak membentuk sebuah pasukan kerja yang kuat dan mantap.
• Mengetahui teknik-teknik terbaik di dalam menyelesaikan masalah.

Nota Tambahan

 

Peranan sebagai pegawai penyelia koperasi

 

1.       Sebagai seorang pegawai penyelia, tuan/puan mestilah mempunyai ilmu yang baik mengenai perundangan koperasi, pengurusan koperasi dan segala hal yang berkaitan dengan hal –ehwal koperasi.

 

2.       Pegawai mesti yakin bahawa prinsip dan falsafah koperasi mesti di dukung supaya roh koperasi hidup dalam setiap koperasi yang diselia

 

3.       Diantara peranan kita sebagai pegawai penyelia koperasi adalah:-

 

a.       Menasihat dan membimbing koperasi dalam hal peraturan koperasi

 

b.      Memberi idea dan pandangan mengenai aktiviti yang koperasi hendak jalankan. Pastikan aktiviti koperasi itu diperlukan olah majority anggota koperasi, tidak menindas anggota dengan bayaran yang melampau.

 

c.       Menjadi orang tengah dalam perselisihan pendapat antara lembaga dan anggota

 

d.      Memaklumkan kejayaan koperasi kepada orang ramai, sebagai satu usaha untuk mempromosikan kelebihan berkoperasi

 

e.      Menyediakan laporan mengenai perangkaan koperasi. Ini semua sebagai maklumat perancangan masa depan gerakan koperasi

 

4.       Dalam kaedah penyeliaan ini, pejabat penyeliaan perlu ada system yang baik dalam memantau perjalanan sesebuah koperasi itu. Sistem yang ada mampu mengesan masalah diperingkat awal lagi. Pastikan ada laporan dari pegawai yang menyelia kepada pegawai atasannya. Highlight isu –isu yang perlu diberitau kepada pengurusan atasan. Diantara isu-isu yang perlu dipantau ialah:-

 

a.       Kewangan koperasi yang makin susut, isu cash flow yang meruncing

 

b.      Keanggotaan koperasi yang trend menurun

 

c.       Lembaga koperasi lama tidak bermesyuarat seperti yang dikehendaki oleh undang-undang kecil koperasi

 

d.      Akaun koperasi tidak kemaskini

 

e.      Terdapat unsur salah laku lembaga

 

f.        Koperasi menidas anggota melalui kos perkhidmatan yang mahal dan tidak munasabah

 

g.       Mendapatkan keuntungan berlebihan dari anggota

 

5.       Sebagai pegawai penyelia, kita perlu mempunyai hubungan yang baik dengan pengurusan koperasi tetapi dalam masa yang sama kita tegasdalam peraturan, koperasi menghormati peranan kita. Jangan pula kita terpengaruh dengan lembaga koperasi yang menyebabkan kita tidak bertindak dengan sewajarnya. Beberapa tips yang boleh dikongsi apabila menyelia koperasi ini ialah:-

a.       Sentiasa berhubung dengan koperasi, paling tidak 2 bulan sekali

 

b.      Adakan profile koperasi untuk rujukan kita, masukkan maklumat penting antaranya alamat, jumlah anggota, jumlah saham, aktiviti, kekuatan dan kelemahan koperasi, apa isu semasa koperasi, keuntungan tahunan dan telepon. Letakan di atas meja kita supaya hari-hari di lihat. (Nanti bos Tanya cepat kita boleh jawab..)

 

c.       Gunakan saikologi, perrhatikan karektor setiap lembaga dan cari kelemahan mereka supaya senang kita tackle

 

d.      Gunakan kaedah menasihat, kita mengawal keadaan, kadang2 perlu ketegasan. Lihat situasi

 

e.      Jangan komit dengan pendapat jika tuan/puan tidak yakin itu pendapat yang masih diragui. Minta masa untuk rujuk masalah tersebut kepada ketua kita. Jangan Nampak kelemahan kita yang kurang ilmu. (Jadi tambah ilmu dan pengalaman)

 

f. Jangan stress kerja...enjoy sebab ini adalah amal jariah. Kita mesti minat dengan kerja kita. Kalau tak minat..kita dah salah tempat, cari kerja lain