Checklist Untuk Koperasi Baru

CHECK-LIST  MENGURUSKAN KOPERASI

Koperasi adalah juga sebuah badan perniagaan, cuma diuruskan oleh satu pasukan lembaga koperasi yang dilantik dalam Mesyuarat Agung Tahunan koperasi. Sebagai badan perniagaan , koperasi boleh menjalankan sebarang aktiviti perniagaan yang telah dipersetujui dalam mesyuarat agung. Keutamaan aktiviti tersebut dapat memberi perkhidmatan kepada anggotanya disamping menambah pendapatan kepada koperasi. Ramai yang berminat nak menbuhkan koperasi. Disertakan check list semakan tindakan yang patut diambil untuk menguruskan sesebuah koperasi. Semuga ianya membantu.

BIL	PERKARA	CATITAN
1.	Persediaan Pejabat koperasi -          Cari lokasi pejabat yang sesuai -          Nama dan logo koperasi -          carta organisasi -          nama bahagian -          fungsi bahagian -          bilik – bilik pegawai koperasi -          bilik mesyuarat dan bilik fail -          pamirkan sijil pendaftaran koperasi -          piagam pelanggan koperasi -          kaunter pelanggan -          ruang rujukan Akta Koperasi/Undang-undang Kecil Koperasi -        ruang perbincangan dengan anggota Penyediaan Borang-Borang  -          Borang menjadi anggota -          Borang menambah saham -          Borang Pinjaman -          Borang Berhenti -          Borang Tambah Saham -          Borang Mohon Bantuan dari SKM -          Borang Pencalunan -          Sistem pengurusan computer. Sekarang ni    banyak system pengurusan maklumat dalam pasaran	Banyak system IT dalam pasaran, minta semak dan teliti oleh lembaga terlebih dahulu. Ianya amat membantu
2.	Kakitangan        -         pengambilan kakitangan yang sesuai -          bilangan kakitangan -          jawatan kakitangan -          Skim gaji, carta organisasi -          skim perkhidmatan yang telah diluluskan oleh lembaga koperasi -          bayaran perkeso dan lain-lain	Mereka yang tidak berkenaan tidak sepatutnya berada dalam pejabat koperasi.
	-          Latihan kakitangan, latihan konsep koperasi
3.	Pengurusan fail -          fail minit mesyuarat lembaga -          fail minit mesyuarat agung kawasan -          fail minit mesyuarat agung tahunan -          fail minit jawatankuasa-jawatankuasa kecil -          fail urusan dgn SKM -          fail pindaan Undang Undang Kecil koperasi -          fail aduan dari anggota -          fail jkuasa audit dalaman -          fail audit luar -          lain-lain fail aktiviti -          daftar fail (utk daftarkan semua fail)	Pastikan fail dikemaskinikan dengan minit-minit yang lengkap. Jawatankuasa kecil ditubuhkan oleh lembaga koperasi
4.	Anggota -          kandungan daftar anggota          o   nama                       o   tarikh keanggotaan o   no keanggotaan o   alamat terkini o   telepon no o   jumlah syer o   jumlah yuran o   nama pewaris	Akan disemak oleh pendaftar koperasi. Tiada anggota bersekutu. Anggota hendaklah cukup jumlah saham minimanya mengikut UUK.

5.	Pengurusan akaun -          senarai asset dan pelaburan -          lejer –lejer dan resit-resit -          baucar bayaran -          penyata bank -          buku tunai -          lain-lain dokumen yang berkaitan dengan pengurusan akaun	Latihan sangat perlu untuk mendapatkan kemahiran menguruskan akaun koperasi. Boleh gunakan system perakaunan yang sesuai.
6.	Aktiviti -          aturan aktivti hendaklah yang diluluskan             dalam mesyuarat agung -          ada kertas cadangan yang telah dipertimbangkan            dalam mesyuarat lembaga dan mesyuarat             agung koperasi -          tiada kepentingan diri lembaga dalam aktiviti tersebut. -          Aktiviti tersebut telah memberi faedah kepada             anggota dan koperasi.	Aturan Aktiiti vlebih merupakan garis panduan bagaimana untuk melaksanakan aktiviti yang telah dipersetujui dalam Mesyuarat agung.
7.	Lembaga koperasi -          rujuk UUK koperasi dari segi tugas dan tanggungjawab lembaga. -          Mengadakan mesyuarat lembaga berpandujan agenda dalam UUK koperasi -          Berhemat dan bertekun seperti ahli perniagaan biasa -          Melaksanakan keputusan mesyuarat agung koperasi. -          Minitkan setiap keputusan lembaga -          Lembaga yang mengawal perjalanan koperasi, bertanggungjawab secara bersama atau berasingan jika ada kesalahan di bawah akta ini. -          Meluluskan cara pembayaran -          Pastikan kourum mesyuarat mencukupi. -          Menerima elaun yang telah diluluskan dalam mesyuarat agung. -          Sentiasa berhubung dengan anggota antaranya;- o   Memaklumkan aktiviti baru koperasi o   penerangan kepada anggota	Tugas mengendalikan koperasi bukan tugas individu, tetapi hendaklah bekerja secara berpasukan. Lembaga koperasi yang aktif akan dapat memastikan aktiviti koperasi berjalan dengan baik

Minta anggota menambahkan syer/saham koperasi

o   Memaklumkan status anggota.

o   Anjurkan seminar / majlis

8.	Juru audit Dalaman -    menjalankan tugas memeriksa minit dan akaun koperasi -      menyediakan laporan pemeriksaan kepada lembaga dan  mesyuarat agung -     membuat pemeriksaan 3 bulan sekali -    Juruaudit dalam boleh meminta bantuan merekayang mahir dalam bidang tertentu untuk membantu.	pasukan juruaudit dilantik oleh lembaga koperasi
9.	Lain-lain Perkara -     lembaga hendaklah sentiasa merujuk Undang-undang kecil dan Akta koperasi dalam menguruskan perjalanan koperasi ini. -    lembaga dan anggota hendaklah memahami prinsip dan falsafah koperasi. Koperasi bukan untuk kepentingan individu atau golongan tertentu. -    Untuk setiap cadangan aktiviti baru kepada lembaga untuk kelulusan, adalah diwajibkan koperasi membentangkan kertas kerja cadangan aktiviti itu yang lengkap bagi memudahkan pertimbangan dibuat. Menguruskan koperasi sebagai sebuah entiti perniagaan yang mempunyai visi, misi dan perancangan strategik yang jelas
	--------------------------------------------------------------- PANDUAN PLAN TINDAKAN SELEPAS PENDAFTARAN KOPERASI Antara tindakan SEGERA yang perlu diambil oleh koperasi ialah:-  Menyimpan Sijil Pendaftaran, Undang-undang Kecil, Akta dan Peraturan Koperasi serta segala rekod-rekod koperasi di tempat yang selamat dan di alamat berdaftar koperasi. Menyusun pentadbiran melalui mesyuarat Lembaga dan melantik pegawai koperasi sebagai contoh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari serta menentukan tugas yang ditetapkan di bawah Undang-undang Kecil. Mengkaji atau meneliti Undang-undang Kecil agar segala tindakan seterusnya adalah berasaskan kepada Undang-undang Kecil yang didaftarkan dan diterima pakai. Mendapatkan/menyimpan satu salinan Akta Koperasi 1993 dan Peraturan-peraturan Koperasi 1995 serta sebarang pindaan untuk rujukan. Menganjurkan majlis penerangan/kursus kepada anggota-anggota. Koperasi asas hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya 50 orang (minimum)  Koperasi Menengah pula dianggotai sekurang-kurangnya 2 koperasi asas –Akta Koperasi. Mengumpul syer-syer minimum anggota-anggota untuk memperolehi hak, kewajipan dan liabiliti serta bagi menghadiri mesyuarat agung pertama koperasi dan mesyuarat agung seterusnya mengikut Undang-undang Kecil Koperasi. Mengurus dan mengemaskini akaun koperasi supaya diaudit mengikut jadual bagi membolehkan koperasi mengadakan mesyuarat agung tahunan dalam tempoh 6 bulan selepas berakhirnya tahun kewangan. Mengadakan Mesyuarat Lembaga dan Mesyuarat Agung Tahunan mengikut jadual. Senarai anggota Lembaga hendaklah dikemukakan dalam tempoh 15 hari kepada Pendaftar Koperasi dan minit-minit mesyuarat hendaklah dihantar satu salinan kepada Pendaftar Koperasi Negeri dalam tempoh 30 hari dari tarikh mesyuarat Berhubung dengan pegawai penyelia koperasi di SKM berhampiran  untuk mendapat nasihat, bimbingan dan tunjuk ajar dari masa ke semasa Tanda budaya organisasi yang tidak sihat.  Di antara petanda-petanda organisasi yang tidak diurus dengan baik boleh dilihat melalui tingkah laku pengurusan: terlalu banyak komplin dan pertikaian  atas Koperasi itu, tiada sikap prihatin lembaga koperasi terhadap keperluan anggota, terlalu sedikit pembaharuan dalam produk atau perkhidmatan atau cara berurusan dengan  anggota.  kakitangan dan pengurusan tidak aktif dan mengambil sedikit inisiatif untuk  melakukan perubahan dan memperbaiki. Tidak tahu bahawa anggota adalah tuan punya.

 pihak pengurusan yang lemah hanya melaksanakan operasi biasa tidak ‘business oriented’,  keputusan yang lewat atau tidak mengambil tindakan atas kakitangan yang tidak menunjukkan prestasi yang diharapkan.

•  pihak pengurusan tidak secara aktif melaksanakan perubahan tetapi hanya pandai cakap sahaja dan tujuan mereka.
• menerima sahaja prestasi organisasi yang mula menurun dan sikap memadai atas keadaan koperasi.

 Petanda-petanda di atas merupakan alasan biasa yang terjadi atas organisasi yang tidak sihat khasnya Koperasi.

PANDUAN MESYUARAT AGUNG KAWASAN

1.   Lembaga  Koperasi boleh menentukan beberapa kawasan yang dikehendaki. Mereka yang layak dalam kawasan tersebut hendaklah diberi notis 15 hari dari tarikh mesyuarat agung kawasan tersebut. Notis hendaklah mengandungi tarikh, masa , tempat dan agenda mesyuarat. Anggota yang layak adalah anggota yang telah membayar syer minima mengikut Undang-undang Kecil Koperasi.

2.     Jumlah kourum mesyurat dan bilangan perwakilan yang akan dilantik hendaklah dirujuk dalam Undang-umdang Kecil Koperasi. Contohnya: 30 orang anggota yang pertama , 2 perwakilan. Tambahan 30 orang berikutnya, seorang perwakilan dan jumlah perwakilan kawasan tersebut hendaklah tidak melebihi 20 orang.

3.      Bilangan perwakilan yang dipilih itu hendaklah berdasarkan jumlah anggota yang layak hadir dalam kawasan tersebut.

 

4.        Kourum mesyuarat agung kawasan hendaklah 1/3 daripada jumlah anggota yang layak menerima notis (yang layak hadir). Setengah Undang-undag Kecil membuat tambahan bilangan , iaitu yang mana kurang. Contohnya: 1/3 atau 10 orang adalah cukup kourum mesyuarat.

 

5.        Agenda mesyuarat agung kawasan mengikut Undang-undang Kecil ialah:

a.       Membincang dan menimbangkan akaun koperasi;

b.      Menimbangkan deraf belanjawan tahunan  koperasi;

c.       Cadangan pindaan Undang-undang Kecil dan aturan aktiviti, jika ada

d.      Melantik perwakilan ke mesyuarat agung tahunan;

e.       Membincangkan usul-usul yang diterima 7 hari sebelum mesyuarat kawasan tersebut.

 

6.       Para perwakilan yang hadir hendaklah memilih seorang pengerusi dan seorang setiausaha untuk mencatit perjalanan mesyuarat. Senarai kehadiran hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya nama, no kad pengenalan dan tanda tangan.

 

7.         Minit mesyuarat yang ditulis hendaklah terang dan jelas. Pastikan nama pencadang dan penyokong dicatit. Minit yang ditanda tangan oleh Pengerusi dan Setiausaha hendaklah dihantar ke pejabat koperasi dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat kawasan selesai.

 

8.          Jika sesuatu kawasan itu tidak mempunyai wakil penyelaras, lembaga boleh menghadiri mesyuarat tersebut untuk memberi ucapan alu-aluan. Lembaga boleh mengadiri mana-mana mesyuarat kawasan, bergantung kepada kelulusan belanjawan yang ada dan keputusan mesyuarat lembaga sebelumnya.

 

9.      Jika tidak cukup kourum selepas 30 minit, mesyuarat agung kawasan tersebut hendaklah dibatalkan dan dipanggil mesyuarat (notis ) yang baru. Jika masih tidak cukup kourum selepas panggilan mesyuarat kali ke 2 ini, maka hilanglah hak perwakilan kawasan tersebut.

Pekerja Koperasi Yang Baik, mesti sama faham konsep berkoperasi. lembaga koperasi hendaklah menyediakan skim latihan untuk kakitangan koperasi.

Ini adalah di antara adalah  ciri-ciri pekerja yang baik-

1. Bijak berkomunikasi : Lembaga koperasi suka menggajikan pekerja yang mempunyai keupayaan untuk berkomunikasi dengan baik dan meluahkan perasaan dengan cara yang jelas , sama ada secara bertulis atau bercakap. Komunikasi tidak tepat / tidak sesuai di antara pekerja boleh menyebabkan banyak masalah kepada syarikat.

 2. Bermotivasi : Seorang pekerja yang baik tidak pernah ragu-ragu untuk mengambil tanggungjawab atau kedudukan yang lebih tinggi. Beliau juga bersedia untuk bekerja di luar waktu bertugas untuk memenuhi matlamat atau untuk menyelesaikan masalah , walaupun kerja dalam perbincangan tidak merupakan salah satu kerja-kerja tetap yang biasanya diberikan. 

3. Sanggup bekerja keras : Tidak ada pengganti kepada bekerja keras. Walaupun semua orang seolah-olah akan mengatakan bahawa mereka bekerja keras tetapi tidak ramai terus bekerja selepas waktu di tempat kerja. Jadi, seseorang itu perlu selalu mengingatkan diri sendiri tentang betapa pentingnya untuk bekerja keras sebagai seorang pekerja. 

4. Mudah belajar menyesuaikan diri: Pekerja yang tahu bagaimana untuk menyesuaikan diri dengan persekitaran baru , bersedia untuk belajar perkara-perkara baru (pelajar cepat ) dan melakukan yang terbaik dalam perubahan yang mungkin dalam mana-mana organisasi. 

5. Boleh  bekerja dalam Pasukan : Koperasi melibatkan ramai orang.  

6. Membantu orang lain : semua orang menghargai bantuan. Jangan teragak-agak dalam membantu orang lain. Inidapat  mewujudkan hubungan mesra dengan rakan-rakan dan kerja dapat berjalan dengan lancar dan seterusnya dihargai oleh majikan. 

7. Kejujuran : Seorang pekerja yang baik adalah jujur ​​tentang kerja. Kritikan diri dan bersedia untuk menerima maklum balas adalah penting untuk menjadi seorang  belajar yang baik.

 8. Beretika: peraturan Kerja dibuat untuk diikuti. Terdapat rahsia tempat kerja yang sepatutnya disimpan. Seorang pekerja yang baik mengikut polisi syarikat dan memberi inspirasi kepada orang lain untuk berbuat demikian juga. 

9. Memberi kredit di mana dia berada : Seorang pekerja yang baik bukan sahaja akan benar membiarkan hak rakan sekerja mempunyai kredit beliau tetapi juga berkongsi penghargaan sendiri dengan pasukannya.

 
10. Sopan : Menjadi mesra dan mudah didekati yakni tidak  membahayakan . Ucapan'assalamualaikum', ' selamat pagi ', ' terima kasih' dan '  adalah dialu-alukan . Perkara-perkara ini mungkin kelihatan tidak penting tetapi  mewujudkan anda sebagai pekerja kegemaran. 

11. Berdisiplin dan menepati masa : Setiap bos suka pekerja yang menepati masa , berdisiplin dan teliti. Masa adalah wang. Datang lewat ke pejabat , mengambil rehat yang tidak perlu, berlengah dan meninggalkan pejabat lebih awal daripada biasa merugikan syarikat. 

12. Elakkan gosip: Kita  perlu sentiasa ingat bahawa datang ke pejabat untuk bekerja ,atau kerjaya. Jangan menyebarkan gosip  atau khabar angin di pejabat. Menghormati privasi  pekerja-pekerja. Memelihara dan melindungi urusan sulit di pejabat.