Mesyuarat Agung Koperasi

Mesyuarat Agung Tahunan (MAT)  dalam koperasi telah dianggap mempunyai kuasa tertinggi dalam membuat keputusan untuk sesebuah koperasi itu. Kourum mesyuarat agung tahunan biasanya 1/3 daripada jumlah perwakilan, atau dalam keadaan untuk meluluskan pindaan undang-undang kecil, kourum 2/3 dari jumlah perwakilan diperlukan. Agenda yang dibincangkan untuk kelulusan mesyuarat agung tahunan antaranya ialah :-

-          menimbangkan laporan lembaga dan juruaudit dalaman. Disini, para perwakilan boleh menilai presatsi kerja yang telah dijalankan oleh lembaga koperasi.

-          Menimbangkan dan meluluskan akuan koperasi yang teraudit dan pembahagian keuntungan, termasuk dividen kepada anggota-anggota koperasi

-          Meluluskan belanjawan tahunan koperasi untuk tahun depan

-          Meluluskan elaun-elaun lembaga dan juruaudit dalaman

-          Meluluskan pinjaman luar koperasi

-          Meluluskan pindaan kepada undang-undang kecil koperasi.

Dalam mesyuarat agung tahunan , anggota boleh menjalankan hak dan tanggungjawabnya, iaitu menawarkan diri untuk dicalunkan dan memberi cadangan untuk pembaikan perjalnan koperasi pada masa akan datang.

Peranan MAT adalah seperti berikut –

Penyampaian Maklumat

Anggota-anggota koperasi akan mendapat maklumat melalui laporan atas hal ehwal perjalanan dan pencapaian koperasi  termasuklah apa-apa arahan, pandangan dan teguran Suruhanjaya sejak MAT yang terakhir.

 Penilaian

MAT merupakan forum bagi membolehkan anggota atauperwakilan menilai prestasi, kecekapan dan keberkesananpengurusan koperasi sejak MAT yang terakhir. Ini membolehkankoperasi memperbaiki dan meningkatkan perkhidmatan danpengurusannya pada masa hadapan.

 Perancangan

MAT merupakan platform bermulanya idea dan cadangan daripadaanggota kepada Lembaga koperasi. Idea dan cadangan inimenggambarkan kehendak atau keperluan bersama anggotakoperasi bagi membolehkan dan memudahkan koperasimerancang sebarang perkhidmatan atau aktiviti yang akandilaksanakan pada masa hadapan.

PengawalanMAT merupakan kuasa kawalan ke atas sebarang kelemahan,salahlaku, penyelewengan dan pelanggaran terhadap undangundangkecil koperasi atau aturan-aturan. Anggota-anggota koperasi bolehlah mengambil tindakan ke arah memperbaiki pengurusan koperasi khususnya dari segi pematuhan kepada perundangan dan nilai-nilai koperasi.

Amalan tadbir urus yang baik antaranya:-

Kepimpinan koperasi yang berintegriti, akauntibiliti, kompeten, berpengalaman, berpengetahuan dan dapat membuat keputusan yang bijak dan tiada kepentingan diri.

Mempunyai polisi dan prosedur yang jelas serta budaya mematuhi semua perundangan serta mempunyai pengasingan tugas yang jelas antara ALK dan Pengurusan. Menetapkan satu tempoh yang munasabah untuk memegang jawatan ALK.

Menguruskan koperasi sebagai sebuah entiti perniagaan yang mempunyai visi, misi dan perancangan strategik yang jelas.

Mengwujudkan beberapa J/kuasa Khas yang berkesan untuk menilai prestasi dan sumbangan setiap Anggota Lembaga mengikut ketetapan kriteria pencapaian koperasi seperti J/kuasa Imbuhan, J/kuasa Pemilihan Anggota Lembaga Pengarah (ALK) dan J/kuasa Pengurusan Risiko.

Mempunyai JuruAudit Dalaman (JAD)  yang bebas, kompeten, berkelayakan, tegas dan  berpengalaman. Menjalankan audit disemua bahagian dan telus.

Melahirkan barisan pelapis di kalangan anggota melalui pendidikan yang berterusan supaya memahami prinsip dan hal-ehwal koperasi serta menerapkan nilai-nilai murni dalam budaya kerja koperasi. ·         Cadangan menggunakan peruntukan yang boleh ditolak daripada sumbangan ke Kumpulan Wang Amanah Pendidikan.

Membuat penilaian secara berkala prestasi keseluruhan koperasi termasuk ALK, Pengurusan dan JAD oleh pihak luar (dari agensi Kerajaan yang berkaitan/autoriti).

Koperasi perlu mempunyai Pasukan  Pengurusan yang cekap, profesional dan meningkatkan penggunaan Teknologi Maklumat dan sistem pelaporan yang lengkap kepada pihak yang berkepentingan (Stakeholder). ·         Pembangunan sistem IT dicadangkan menggunakan peruntukan yang boleh ditolak daripada sumbangan ke Kumpulan Wang Amanah Pembangunan.

Mengamalkan sistem komunikasi berterusan dan berkesan antara ALK dan Anggota dengan menggunakan saluran media yang bersesuaian.

Menyertai Koperasi APEX/Gabungan dalam membantu koperasi untuk meningkatkan tadbir urus yang berterusan.

PEMERHATIAN TERHADAP PERJALANAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KOPERASI TERBESAR

Saya terpanggil untuk memberi pandangan mengenai perjalanan satu mesyuarat agung Sebuah koperasi besar dalam mesyuarat agung perwakilan tahun 2024 , dimana pertama kali saya hadirinya. Sebagai sebuah  koperasi besar yang kita banggakan, pada mulanya saya yakin perjalanan koperasi ini akan teratur tetapi sebaliknya.  Saya dapati perjalanan Mesyuarat Agung Perwakilannya masih tidak teratur dan boleh ditambahbaik. Perkara-perkara yang ingin saya bangkitkan antaranya ialah:-

• Mesyuarat agung tidak membentangkan jumlah elaun yang patut diterima oleh Lembaga dan elaun lembaga subsidiari untuk kelulusan mesyuarat agung. Apa yang berlaku ialah, Lembaga hanya memaklumkan seperti tahun lepas dan ramai perwakilan tertanya-tanya berapa elaun lembaga, terutama perwakilan baru yang hadir dalam mesyuarat ini. Mereka mendesak dibentangkan untuk kelulusan kerana itu agenda dalam mesyuarat agung dan memerlukan kelulusan mesyuarat agung. Sepatutnya perkara elaun lembaga dan elaun subsidari ini dibentang jumlahnya kerana dalam UUK Koperasi, jelas menerangkan "  meluluskan elaun yang akan diberikan kepada anggota  Lembaga dan saraan yang akan dibayar kepada mana-mana anggota Lembaga yang dilantik sebagai pengarah subsidiari , jika ada;"    jelas menyatakan perlu kelulusan mesyuarat agung.

• Membincangkan usul-usul yang diterima dalam tempoh yang ditetapkan tidak dibincangkan kerana kesuntukan masa disebabkan perasmi telah sampai. Padahal, anggota-anggota dah beratur untuk perbahasan tersebut, Dalam uuk jelas menerangkan " mendengar, menimbang atau memutuskan apa-apa cadangan atau hal urusan lain koperasi yang baginya suatu notis tidak kurang daripada tujuh hari sebelum mesyuarat dipanggil telah diberikan kepada koperasi;" Dalam hal ini, lembaga tidak mengambil tindakan sewajarnya.

• Dalam banyak hal, saya melihat yang membentang dan menjawab, terutama yang berkaitan dengan kewangan, dibentang oleh Pengurus Besar. Sepatutnya dalam pengurusan koperasi sepertimana yang selalu kita tekankan, lembaga yang perlu membentang dan menjawab soalan-soalan yang dibangkitkan. Saya kuatir kemampuan lembaga memahami perjalanan kewangan koperasi kerana lembaga macam jadi pemerhati.  Sepatutnya mengikut UUK koperasi,  lembaga yang perlu aktif membentang dan menjawab, dan pengurus hanya membantu apabila diperlukan. Cara ini akan menampakkan kompeten lembaga .., takut  anggota beranggapan, oarang tiada ilmu pun boleh jadi lembaga koperasi.

• Saya melihat , mengikut agenda dalam UUK yang telah SKM luluskan, agenda pemilihan anggota lembaga dibuat setelah ucapan pengerusi. Keadaan ini boleh dimanipulasikan oleh pengerusi untuk menyokong incumbent/lembaga yang akan gugur tetapi bertanding semula. Pastinya apabila dibentangkan dengan slide semuanya meningkat termasuk dividen, seolah-olah seperti pengerusi mencadangkan kekalkan lembaga yang sedia ada, walhal para perwakilan tidak sempat untuk membincangkan satu persatu. Sebaiknya dibincangkan dulu agenda laporan lembaga dan laporan akaun yang beraudit sebelum pemilihan dibuat supaya para perwakilan dapat menilai keadaan sebenar koperasi serta hala tuju lembaga. Sepatutnya , amalan biasa, Pengerusi mesyuarat agung dilantik dikalangan perwakilan supaya mesyurat tersebut lebih telus, tetapi ini tidak berlaku.

• Sebagai sebuah koperasi peringkat nasional, sebaiknya taburan perwakilan hendaklah lebih menyeluruh bukan hanya didominasi oleh kawasan atau negeri tertentu. Akan wujud cartel-cartel yang mengaturkan siapa yang ingin mereka naikkan sebagai lembaga.  Dalam hal ini,  lembaga telah tahu keadaan ini kerana telah berlaku sekian lama, lembaga boleh mengambil peranan menentukan kawasan yang terbaik dan lebih menyeluruh.

• Proses pengundian mengambil masa yang agak lama disebabkan masalah internet yang perlu kita jangkakan lebih awal. Penggunaan  talian sepatutnya mempercepatkan proses pengundian. Perkara ini boleh diperbaiki.

•  Sebagai sebuah koperasi, semestinyanya anggota adalah tuan punya dan layan sewajarnya.